はじめに

企業において、円滑なコミュニケーションは、生産性の向上やイノベーションの創出に不可欠です。しかし、日常的な会話の中で、自分の意図が相手に正確に伝わらない、あるいは相手の真意を理解できないといった経験は、誰しも一度は抱いたことがあるのではないでしょうか。

なぜ、私たちは言葉でコミュニケーションを取っているにも関わらず、互いの真意を理解することに苦労するのでしょうか。本コラムでは、会話が円滑に進まない原因を深堀りし、効果的なコミュニケーションを実現するためのヒントを提示していきます。

会話が円滑に進まない原因

1. コミュニケーション不足

• 情報共有の不足: 必要な情報が共有されていない、あるいは共有の方法が適切でないために、誤解が生じることがあります。
• フィードバックの不足: 相手の意見や感想を尋ねたり、自分の理解度を確認したりするフィードバックが不足していることで、誤解が拡大してしまうことがあります。
• 非言語コミュニケーションの無視: 表情や声のトーン、身振り手振りなど、非言語的な情報は、言葉だけでは伝えきれないニュアンスを伝える上で非常に重要です。

2. 相手を慮る気づかいが足りない

• 相手の立場に立って考える: 自分の視点だけでなく、相手の立場に立って考えてみることで、より適切な言葉を選ぶことができます。
• 相手の価値観を尊重する: 相手の価値観や考え方を受け入れることで、より深い共感を生み出すことができます。
• 相手の感情に配慮する: 相手の感情を傷つけたり、不快な思いをさせたりするような言葉遣いは避けましょう。

3. 自分の言いたいことだけを言っている

• 一方的なコミュニケーション: 自分の意見や考えを一方的に相手に伝えるのではなく、相手の意見も聞き入れる姿勢が大切です。
• 抽象的な表現: より具体的な言葉を選ぶことで、誤解を招く可能性を減らすことができます。
• 結論ありき: 結論を急ぐあまり、根拠となる情報を省いてしまうと、相手に納得してもらうことが難しくなります。

効果的なコミュニケーションを実現するために

1. 相手の話を最後まで聞く

• 集中して聞く: 相手の話を遮ることなく、集中して聞きましょう。
• 共感の言葉をかける: 相手の話を理解したことを示すために、相槌や共感の言葉をかけることが大切です。
• 質問をする: 相手の話を深く理解するために、質問をしてみましょう。

2. 具体的に説明する

• 抽象的な表現を避ける: 抽象的な言葉ではなく、具体的な言葉で説明することで、より正確に意図を伝えることができます。
• 例え話を使う: 抽象的な概念を、具体的な例え話で説明することで、相手がより理解しやすくなります。
• 視覚的な資料を活用する: 図やグラフなどの視覚的な資料を活用することで、複雑な情報を分かりやすく伝えることができます。

3. 非言語コミュニケーションを意識する

• 表情: 笑顔や真剣な表情など、状況に応じた表情を心がけましょう。
• 声のトーン: 話すトーンやスピードを調整することで、相手に与える印象をコントロールすることができます。
• 身振り手振り: 適度な身振り手振りは、話をより生き生きとさせることができます。

4. フィードバックを求める

• 理解度を確認する: 相手が自分の話を理解しているかを確認するために、質問をしてみましょう。
• 意見を求める: 相手の意見や感想を求めることで、より深いコミュニケーションを築くことができます。
• 改善点を探す: 相手からのフィードバックを参考に、自分のコミュニケーションスキルを改善していきましょう。

まとめ

効果的なコミュニケーションは、一朝一夕に身につくものではありません。日頃から意識して実践していくことで、少しずつ改善していくことができます。

• 相手の話を聞き、理解する
• 具体的に説明する
• 非言語コミュニケーションを意識する
• フィードバックを求める

これらの点を心掛けることで、より円滑なコミュニケーションを実現し、周囲との関係を良好に築くことができるでしょう。